TIPS PARA EL MANEJO DEL TIEMPO Y ORGANIZACIÓN
Cómo gastas tu tiempo es cómo gastas tu vida.
En este artículo relacionado al tiempo, quiero compartir contigo las técnicas que como coach han servido a clientes y a mí. Te invito a leer también sobre el concepto del tiempo finito y las prioridades.
Espero puedas sacar más provecho a tu tiempo con estas técnicas que te resumo aquí.
1.- Calendarización y prioridades
Mantener un calendario al día permite organizarte y saber administrar tu limitado tiempo en las cosas que te importan.
Una de las herramientas que ocupo actualmente es Google Calendar, https://calendar.google.com/calendar/u/0/r , es gratuita y la puedes sincronizar en todos tus dispositivos. A la hora de aceptar un nuevo cliente, una salida con amigos, planear un viaje, etc, tenerla al alcance con tu celular es siempre un facilitador. Además, su sistema de alarmas y recordatorios te permite avanzar tu día cumpliendo las tareas y reuniones agendadas.
En Google Calendar, vas a poder también aplicar la técnica de la priorización de 3. Gracias a los consejos de la coach @fluiryvolar, podemos diferenciar con tres colores las actividades dependiendo si; la actividad es Importante Inamovible, Importante Movible, y/o Deseable. Hacer esta separación es clave para poder acomodar tu agenda en caso de imprevistos y tener una claridad respecto a cuáles son tus tareas más importantes.
Aquí un ejemplo de Google Calendar y la priorización segmentada en 3 colores.
2.- Técnica del Pomodoro
Esta técnica se enfoca en la partición en bloques de tiempo para tareas específicas.
El nombre viene por el reloj timer de tomate “pomodoro” que tenía el autor en su cocina y que lo llevó a ponerle nombre a esta simpática técnica.
Pomodoro divide en bloques de 25 minutos la tarea con 5 minutos de break, se basa en que nuestra atención se dispersa luego de 25 minutos. Al definir bloques, permite enfocarnos en la tarea, un break de 5 minutos para el descanso y luego continuar con la misma.
Al cabo de 4 pomodoros el autor sugiere que puedes regalarte 30 minutos de completa libertad respecto a la tarea que llevabas haciendo.
Si no cuentas con este tipo de relojes, te dejo la versión digital de uno que además puedes editar a tu gusto.
3.- Técnica del 90/90/1
Esta técnica del autor Robin Sharma en su libro “El club de las 5 am”, nos invita a enfocarnos durante 90 días, los primeros 90 minutos del día a realizar 1 actividad en específico que queramos desarrollar.
Por ejemplo, una idea de negocio que quieras realizar, un nuevo idioma, una nueva habilidad, puedes desarrollarlo bajo este método y lograr lo que te planteas, dado que luego de este tiempo, es mucho más probable que tu cerebro ya se acostumbre a ello, y lo asimiles como parte de tu vida.
4.- Divide tu atención en Pensamiento Lógico y Creativo
¿Te ha ocurrido que cuando tienes que trabajar en un proyecto creativo, y luego debes saltar a ocupar la lógica en otra tarea, te toma un tiempo volver a enfocarte?
Dado que nuestro cerebro funciona bajo distintos hemisferios, y cuando estamos trabajando bajo el modus creativo, las áreas del cerebro encargadas de la parte lógica se desactivan para dar espacio a la actividad neuronal creativa.
La técnica que sugiere el autor del podcast On Purpose Jay Shetty, es poder segmentar nuestros bloques de tiempo o trabajo respecto si son tareas creativas o lógicas, y entonces poder separarlas por días o quizás por jornadas am lógicas y pm creativas.
5.- Multitasking vs Monotasking
Muchas personas creen que ser multitasking es una habilidad que cualquiera podría lograr si se lo propone, sin embargo, de acuerdo a los estudios de David Strayer de la Universidad de Utah, solo 2% de la población posee esta super habilidad de realizar dos actividades a la vez sin perder la eficiencia. Puedes leer el articulo aquí: https://www.newyorker.com/science/maria-konnikova/multitask-masters
Entonces podemos concluir es que los costos por querer hacer multitasking, conllevan tareas con resultados más pobres, mayor tiempo de ejecución y mayor gasto energético del cerebro. Dado ello, te recomiendo la próxima vez que te veas enfrentado a un multitasking, es poder separar ambas tareas y enfocarte solo en hacer una de ellas y quizás te sorprendes de tu resultado cuando las haces por separado.
6.- Calendariza TODO
Una de las técnicas de las cuales encontré en el libro “Indistractible” de Nir Eyal, es calendarizar todo, para que así las distracciones de la vida diaria, no te distraigan de lo que en verdad quieres hacer y lograr.
El autor sugiere que la planeación las hagas mensualmente, y luego cada domingo poder revisar la semana entrante y cada mañana en 10 minutos revisar si tu calendario diario representa el día ideal que quieres lograr.
El autor plantea que; incluso los descansos y tiempos de ocio puedas planearlos.
7.- Metas y Planes 1/4/1
1 Big Goal, 4 Weekly Targets, 1 Daily Task
Esta técnica, te invita a poder lograr tu principal meta en el mes y dividirla en 4 tareas semanales y luego cada día poder trabajar en algo que puedas avanzar en esa tarea semanal.
Ejemplos: Crear un plan de negocios, lanzar tu podcast, perder peso, conseguir una cita.
La gracia detrás de esta técnica está en poder ver el primer paso de la meta como algo fácil de conseguir a diario.
Muchas veces pensar en la gran meta puede llevarnos al miedo y a la procrastinación, mientras que, con esta técnica, puedes avanzar cada día con algo que seguramente vas a poder lograr sin mucho esfuerzo y así día a día avanzar hasta completarla a fin de mes.
De Guevara Coach
